Spares Management in den Griff bekommen

Spares Management in den Griff bekommen

Ein "Spare" kann als jedes Asset definiert werden, das nicht in Produktion ist, aber bei Bedarf zur Verfügung steht. Sein Wert ist in der Regel ein Aktivposten in den Büchern. Ersatzteile unterscheiden sich von „Verbrauchsmaterialien“, bei denen es sich um relativ kostengünstige Artikel wie Patchkabel handelt, die Sie in großen Mengen kaufen und auf Lager haben.

Jeden Rechenzentrum. Es liegen Ersatzgeräte herum, entweder als Absicherung gegen Ausfallzeiten oder um schnelles Wachstum zu ermöglichen. Es ist klug, Ersatzteile zur Verfügung zu haben, aber nur wenige Unternehmen verwalten sie effektiv. Dies führt zu eingeschlossenen Kosten, verschwendetem Platz und Sicherheit und Compliance-Risiken, wenn Vermögenswerte nicht ordnungsgemäß entsorgt werden.

Ersatzteile werden manchmal proaktiv zu Reparaturzwecken gekauft, um Vorlaufzeiten zu umgehen, oder als „strategischer Ersatz“, wenn Sie davon ausgehen, dass Sie schnell zusätzliche Kapazität hinzufügen müssen.

Assets können unbeabsichtigt zu Ersatzteilen werden, vielleicht waren sie für Project X bestimmt, aber Pläne wurden geändert oder sie wurden als "nur für den Fall" gekauft, aber nie wirklich verwendet. Wir haben auch das Szenario, in dem möglicherweise Ersatzteile in der Produktion waren und durch neue Technik ersetzt und dann als Ersatz wieder in das Regal gestellt werden müssen, um noch mehr alte Technik zu stapeln.

Dann gibt es solche "Ersatzteile", die weniger nützlich sind - veraltete oder defekte Geräte, die vollständig außer Betrieb genommen und entsorgt werden sollten. Zumindest nimmt diese Ausrüstung Platz in Anspruch und schafft ein überfülltes Rechenzentrum, das schwer zu verwalten ist.

IT-Teams denken jedoch selten über das Ersatzteilmanagement nach, bis die Finanzierung für eine Prüfung oder ein Inventar eingreift. Plötzlich sieht das Management all diese Geräte und beginnt, Geld zu zählen. Der Wert der hinzugefügten Computerausrüstung wird schnell zu 5 oder sogar 6 Ziffern!

Was macht es schwierig, Ersatzteile zu verwalten? Für den Anfang sind Ersatzteile normalerweise offline. Das bedeutet herkömmliche IT-Management-Tools helfen nicht viel. Eine weitere Komplikation besteht darin, dass Sie den Zweck oder die Geschichte des Ersatzteils nicht anhand der Beobachtung ermitteln können. Es kann sich um ein Originalersatzteil handeln, oder um ein defektes Teil, das aus der Produktion genommen und zusammen mit den anderen Teilen in das Regal gestellt wurde.

Selbst wenn Sie wissen, dass ein Asset defekt ist, können Sie es nicht unbedingt wegwerfen. Speichermedien können persönlich identifizierbare Informationen enthalten, und andere Arten von Geräten verfügen möglicherweise über Anmeldeinformationen und Konfigurationen, die nicht offengelegt werden sollten. Die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, Gesetzen und Vorschriften wie der DSGVO macht die Außerbetriebnahme zu einem komplizierten Prozess. Aus diesem Grund werden defekte Teile häufig vor Ort aufbewahrt, nur um sicherzugehen.

Die ordnungsgemäße Verwaltung von Ersatzteilen berührt eine Reihe von IT- und Geschäftsverwaltungsprozessen, einschließlich Lebenszyklusverwaltung, Verfügbarkeitsverwaltung, Finanzverwaltung, Vermögensverwaltung und Risikomanagement. Verschiedene Abteilungen innerhalb der Organisation sind daran beteiligt. Zunächst müssen Sie definieren, was ein Ersatzteil und was ein Verbrauchsmaterial ist. Es könnte etwas so Einfaches wie ein Dollarwert sein - alles, was weniger als 1,000 Dollar kostet, ist ein Verbrauchsartikel. Sobald Sie Ihre Definition erstellt haben, können Sie mit Ihren DCIM-Tools und der Konfigurationsverwaltungsdatenbank die Verwaltung von Ersatzteilen vereinfachen.

Um Ersatzteile unter Kontrolle zu halten, Sie müssen jedes Asset in Ihrem Rechenzentrum überprüfen - Gekratzt oder ungekratzt - und bestimmen Sie, ob der Wert für das Unternehmen das Risiko und die Kosten des Vorhandenseins überwiegt. Wenn ja, behalten Sie es. Wenn nicht, entsorgen Sie es verantwortungsbewusst und dokumentiert.

Um in diesen Zustand zu gelangen, ist möglicherweise eine Bestandsaufnahme, Prüfung und Bereinigung vor Ort erforderlich. Rahi Systems kann dabei helfen. Nach dem Start Ihres Ersatzteilmanagementprozesses werden Sie feststellen, dass es mit jedem Prüfzyklus immer weniger Aufwand erfordert.

Mark Bouman

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