Tipps und Tools zum effektiven Planen und Verwalten von Besprechungsräumen

Tipps und Tools zum effektiven Planen und Verwalten von Besprechungsräumen

Heutzutage entscheiden sich viele Unternehmen für eine offene Büroumgebung - zum Abbau von Bürohierarchien und zur Förderung der Zusammenarbeit. Das Problem ist, dass die Menschen von Zeit zu Zeit immer noch Privatsphäre brauchen. Während Sie möglicherweise in einer Kabine einen privaten Anruf entgegennehmen konnten, müssen Sie jetzt eine Telefonzelle, einen kleinen Besprechungsraum oder einen Konferenzraum finden. Und vielen Organisationen stehen nicht genügend Tagungsräume zur Verfügung, um diese gestiegene Nachfrage zu befriedigen.

Wenn der Schutz der Privatsphäre besonders wichtig ist, wird die Planung kritisch. Viele Organisationen verwalten ihre Besprechungsraumkalender jedoch nicht effektiv. Niemand kann einen Konferenzraum finden, aber es gibt einen leeren Raum, der für die nächste Stunde reserviert ist. Wenn die Besprechung abgesagt wurde, wird sie im Kalender abgesagt und der Raum verfügbar gemacht?

Technologisch gibt es verschiedene Möglichkeiten, um dieses Problem zu beheben. Wir können die verknüpfen Konferenzplattform automatisch eine Besprechung absagen, die nicht innerhalb von beispielsweise 10 Minuten der geplanten Zeit beginnt. Wir können auch Bewegungssensoren hinzufügen, um festzustellen, ob Personen den Raum betreten haben, um an der Besprechung teilzunehmen, und um sicherzustellen, dass die Besprechung nicht abgebrochen wird, wenn jemand anwesend ist.

Es gibt Kameras, die die Anzahl der Teilnehmer an der Besprechung bestimmen können. Dies hilft nicht nur bei der Planung und Wartung, sondern kann auch nützliche Metadaten zur Raumnutzung liefern. Das Rahi Systeme Das Team kann auch die Systemprotokolle prüfen, um festzustellen, ob die Besprechungen pünktlich beginnen, die gesamte zugewiesene Zeit dauern usw.

Wir können dann zum Kalender zurückkehren und Problembereiche identifizieren. Wir haben Fälle erlebt, in denen ein wöchentliches Meeting für immer eingerichtet wurde und der Mitarbeiter, dem dieses Meeting „gehört“, nicht einmal mehr für das Unternehmen arbeitet. Wir können dem Kalender Logik hinzufügen, damit solche Dinge nicht passieren.

Nun gibt es bestimmte Besprechungen, die Sie nicht absagen möchten. Wenn der CEO 10-Minuten zu spät ausführt, möchten Sie die Konferenzraumreservierung nicht entfernen, da die Besprechung nicht rechtzeitig gestartet wurde. Aus dem gleichen Grund nutzen einige Unternehmen Executive Offices als zusätzliche Konferenzräume. Wenn der CEO nicht in der Stadt ist, kann der Kalender das Büro als für eine Besprechung verfügbar anzeigen. Der Administrator des CEO kann als "Eigentümer" des Raums eingerichtet werden und die automatischen Einstellungen nach Bedarf überschreiben.

Wenn jemand, der ein Büro hat, ein hohes Volumen an Besprechungen hat, können Sie eine Einrichtung in Betracht ziehen Audio- und Videofunktionen in ihrem Raum. Sie können kleine Besprechungen in ihrem Büro abhalten und die Nachfrage nach Konferenzräumen reduzieren.

Dies sind nur einige Beispiele, die das Audio- und Videoteam von Rahi Systems verwendet, um diese Probleme anzugehen. Wenn Ihre verfügbaren Tagungsräume nicht mit der Nachfrage Schritt halten, kontaktieren Sie uns oder Besuchen Sie uns für das Webinar dieses Monats Während wir Möglichkeiten zur Maximierung der Funktionalität des vorhandenen Raums diskutieren. Und wenn Sie vorhaben, in ein neues Gebäude umzuziehen, empfehlen wir Ihnen, uns frühzeitig in den Prozess einzubeziehen und August 28th anzuhören!

Justin Lloyd

Über Justin Lloyd

Als Service Delivery Manager für Rahis A / V-Team plant Justin auf strategischer Ebene, dass die richtigen Ressourcen für einen erfolgreichen Projektabschluss bereitgestellt werden. Bevor er zu Rahi kam, arbeitete er für einen Berater für gewerblichen Immobilienbau und leistete Umzugsmanagementdienste. Dies führte zu einem detaillierten Verständnis der Flächennutzung durch Kunden und den Herausforderungen, denen sich eine wachsende Belegschaft bei der Nutzung von Technologie und Besprechungsräumen gegenübersieht. Mit einem guten Branchenverständnis lernte Justin A / V von Grund auf und kann mit verschiedenen Umgebungen und den Audio- und visuellen Herausforderungen der heutigen Benutzer sprechen.

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